オルターブース アドベントカレンダー2024の開幕です。
Microsoft To Doとは
Microsoft To Doは、Microsoftが提供しているタスク管理アプリです。iOS、Android、Windows、macOS、Webブラウザなど、様々なプラットフォームで利用できます。当社はMicrosoft 365を利用しているので、Microsoft To Doも利用できる環境にあります。
困っていること
当社でプロジェクト管理にはGitHub、Azrue DevOps、Backlogを主に利用しています。また案件に応じてお客様環境のプロジェクト管理ツールを利用することもあります。タスクはプロジェクト管理ツールで管理されているので、自分に割り当てられたタスクは確認できます。他にもプロジェクト管理ツールへ登録する前のMS TeamsやSlackのチャットのやりとり、メール、ミーティング、気がついたことなどのタスクもあります。これらバラバラなものを見て回るのはとても手間です。
flowchart
personal[👤💦]
teams[Teams]
github[GitHub] --> personal
devops[Azure DevOps] --> personal
backlog[Backlog] --> personal
teams --> personal
mail[メール] --> personal
その他--> personal
Microsoft To Doを利用する
タスク迷子改善のため、作業するタスクをMicrosoft To Doに登録して管理しています。
flowchart
personal[👤💡]
todo[Microsoft To Do]
outlook[Outlook]
teams[Teams]
github[GitHub] -->|連携|teams
devops[Azure DevOps] -->|連携|teams
backlog[Backlog] -->|連携|teams
chat[チャット] --> teams
othertools[その他ツール] -->|メール| outlook
mail[依頼メール] --> outlook
other[その他依頼] -->|直接todoへ登録| todo
teams -->|タスク登録| todo
outlook -->|タスク登録| todo
todo --> personal
Teams + Microsoft To Do
社内のメンバー間の連絡手段はTeamsに集約しています。タスク更新も全てTeamsで見られるようにしておくと、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
プロジェクト管理ツールでTeams連携できるものは設定します。
Teamsから直接Microsoft To Doにタスクを登録するには、タスク登録したいメッセージ右上の「...」をクリックし、「Planner タスクを作成」を選択します。
件名や作成場所や優先度、期限などを設定してタスクを追加します。
これでMicrosoft To Doにタスクが登録されます。To Doには登録したメッセージへのリンクも貼られているので、メッセージを振り返ることもできます。 この機能を使ってタスクではないが個人的にピン留めしておきたいメッセージもTo Doへ登録しています。
Outlook + Microsoft To Do
どんなツールでもメール通知機能はほぼあるので、Teams連携できない場合でもメール通知を利用してMicrosoft To Doにタスクを登録します。Outlookから直接Microsoft To Doにタスクを登録するには、タスク登録したいメールにフラグを立てます。
フラグを立てました。
これでMicrosoft To Doに「フラグを設定したメール」としてタスクが登録されます。
まとめ
メールやTeamsで受信したものなら、Power Automateを利用してAIにタスク登録するべきか取捨選択させてTodoへの登録を自動化する仕組みできそうですが、気がづいたことなどタスク管理ツールへ登録することを忘れないようにメモとしてもTodo登録を行なっているので、自分でやるタスクは自分で手動登録することにしています。
Microsoft 365を利用しているなら、他のMicrosoft 365のサービスとの連携もスムーズです。ぜひMicrosoft To Doを利用してみてください。
それではオルターブースアドベントカレンダー2024の続きをお楽しみに！
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