こんにちは。オルターブース営業担当の井上です。
本記事は、アドベントカレンダー4日目の記事となります。
早速ですが、営業って毎日忙しいですよね。お客様の対応、資料作成、会議、議事録、見積もり、契約、請求作業とやることは山積み、そして多岐にわたります。この記事では、営業担当の視点でCopilotをどのように活用しているのか、その活用法を紹介したいと思います。普段営業としてがんばっているみなさまの業務効率化のために少しでもお役に立てますように。
1. タスクの確認、整理
今となってはこれが欠かせません。私は毎日退勤前に、翌日やることを箇条書きにして書き出していますが、タスクの整理、抜け漏れがないかを確認するためにCopilotに手助けしてもらっています。営業は常に複数の案件を同時にこなす必要がありますが、Copilotを使うと、Outlookと連携して、メールからタスクを抜き出したり、自動でTo Doリストに追加してくれます。さらに、優先順位付けや進捗確認もできるので、これで「何から手をつけるべきか」迷う時間が減り、タスクの全体像が見えることで、効率的な時間配分が可能になりました。
2. メールチェック、要約、下書きの作成
メールを読んだり、作成に悩んでいる時間は意外と多く、私自身も、しばらくOutlookを開いたまま長文のメールを修正することが何度もありました。そんなときにもCopilotは役に立ちます。CopilotがOutlookのメールをチェックし、要約してくれて、伝えたいことを適当に入力すると、それをもとに返信の下書きも作成してくれます。長いスレッドを読み返して情報を整理する手間が省けることで、結果的にメールの情報の一元化やメールの時短につながっています。他にも、作成したメール文に対して校正をかけたり、英語でのメール文を作成する際にも手助けしてくれます。
3. Teams会議の要約、議事録作成
会議のほとんどがオンライン会議になった今、休む間もなく打ち合わせが3つ、４つと続くことが多くなりました。そんな中、会議の情報整理や議事録を作成するのはなかなか大変です。ここでもCopilotが助けてくれます。Teams会議の内容を録画するだけでなく、文字起こし、要約、会議で決まった重要事項の共有やその後のフォローアップすべきタスクまで洗い出してくれます。また、商談途中にもCopilotに質問を投げることができるので、まだ解決されていない質問や打ち合わせの中で出てきたアイデアの整理も会議中にサクッと答えてくれることがとても役立っています。
まとめ
Microsoft 365 Copilotは、営業の仕事を効率化してくれる強い味方です。
今回は、
・タスク管理
・メール対応
・会議の要約
３つの視点で紹介しましたが、他にもレポートの作成や情報の分析、資料作成など、あらゆる場面で活用することができるので、職種関わらず使いこなしていく必要があると感じています。
これまで時間がかかっていた業務が効率化され、空いた時間でお客様ともっと向き合うことができるようになり、新しい企画や戦略を考える余裕が生まれます。新しい技術に対して難しそう、自分には扱いきれない、と思うこともありますが、やっぱりまずは使ってみるってとても大事なことだと思います。
私自身まだまだ使い始めたばかりです。ぜひこの記事を参考に、Microsoft 365 Copilotを活用してみてください！
サービス一覧 www.alterbooth.com www.alterbooth.com www.alterbooth.com
