弊社ではMicrosoft Teamsをメインに日々の業務を進めています。全てのメンバー間の連絡手段はTeamsに集約するようにしたいのでメールも例外なくTeamsへ集約させてます。
会社の代表メールアドレスなど共有メールアドレスへご連絡いただいた時に、
- 誰が対応する？
- 誰か対応した？
- お問い合わせ内容についてメンバーと検討したいな
といったことが個々のメーラー（現場）で起きます。ご連絡いただいたメール全てについて、Teamsでメンバーと確認したいとしたら、
- 誰かか、受信メールをTeamsへコピペ
- Teams上で確認
「誰かか、受信メールをTeamsへコピペ」 これがとても手間で、漏れも発生します。メールを受信したら自動でTeamsに通知すれば、この誰かが不要となり、漏れもなく、Teams上で確認がスムーズに進むようになります。
- 自動で、受信メールをTeamsへ通知
- Teams上で確認
簡単な方法としては、Teamsのチャンネルにはメールで投稿できる機能があります。
ここで取得したメールアドレスを共有メールアドレスの配信先に加えてTeamsへ投稿するようにしていました。のですが・・・
なぜか突然、Teamsへのメール送信は成功してるものの、Teamsは通知してくれない状態に。もし原因わかる方教えてください・・（他のチャネルのメール投稿は動いてるのに、このチャネルだけ失敗してる）
原因が分からず、連携のやり方を変えてPower Automationを使って解決する方法にしました。
- 共有メールアドレスの配信メンバーにPower Automationを動かすアカウント（O365ライセンス付与）を追加
- メールを受信
- 受信をトリガーにPower Automationが起動
- Power AutomationがメールをTeamsへ投稿
ざっくりとした処理流れはこんな形です。配信メンバーの追加はM365の管理画面のため説明は割愛します（管理者に依頼）。Power Automationで新規フローを作成します。
- 新しいメールが届いた時（Power Automationが起動するトリガー）
- 他の配信グループにも属してる為、宛先を判断
- YesならTeamsへ投稿して、受信メールを削除
Noなら何もしない
設定が終わりメールが届くと、こんな感じでTeamsに通知してくれます。このスレに「対応しました」「（メンションをつけて）検討したい」などコメントして確認を進めることができます。
ちょっとした自動化ですが、「誰かが」や「人が作業する」の部分をコツコツ改善して、仕事環境を快適にしていきましょう！
